Administración

1. Gestión de Compras y Suministros (Procurement)
Este proceso asegura la adquisición eficiente de todos los bienes y servicios necesarios para la operación, excluyendo la materia prima que suele ser gestionada por Logística u Operaciones.
Subprocesos Claves:
1.1 Determinación de Necesidades: Recibir solicitudes de compra (requerimientos) de los distintos departamentos.
1.2 Selección y Evaluación de Proveedores: Investigar, calificar y mantener una base de datos de proveedores confiables y competitivos.
1.3 Negociación y Contratación: Obtener cotizaciones, negociar precios, términos y emitir órdenes de compra.
1.4 Recepción y Control de Calidad: Verificar que los bienes o servicios recibidos cumplan con las especificaciones y gestionar su ingreso al inventario o activo.
1.5 Gestión de Contratos: Monitorear el cumplimiento de los contratos de servicio y renovación de licencias (ej. software, mantenimiento).

2. Gestión de Activos Fijos e Inventarios de Consumo
Este proceso se centra en el control, mantenimiento y vida útil de los recursos físicos de la empresa.
Subprocesos Claves:
1.1 Registro y Etiquetado de Activos: Dar de alta los activos fijos (equipos, vehículos, mobiliario) en el sistema contable con su etiqueta y ubicación.
1.2 Control de Inventario (Materiales de Oficina y Consumo): Gestionar el almacén de insumos, fijar puntos de reorden y realizar inventarios físicos periódicos.
1.3 Mantenimiento Preventivo y Correctivo: Programar el servicio de los equipos, vehículos e infraestructura para minimizar tiempos de inactividad.
1.4 Disposición de Activos: Gestionar la baja, venta o desecho de activos obsoletos o completamente depreciados.

3. Servicios Generales e Infraestructura (Facility Management)
Este proceso garantiza que la infraestructura física y el entorno de trabajo sean seguros, funcionales y adecuados.
Subprocesos Claves:
1.1 Mantenimiento de Instalaciones: Asegurar el correcto funcionamiento de la electricidad, plomería, aire acondicionado, etc.
1.2 Gestión de Espacios y Distribución: Planificar la asignación de oficinas, estaciones de trabajo y espacios comunes.
1.3 Seguridad Física y Control de Acceso: Administrar la vigilancia, alarmas y sistemas de acceso al edificio o instalaciones.
1.4 Servicios de Soporte: Contratación y supervisión de servicios de limpieza, catering, mensajería y transporte.
1.5 Gestión Ambiental: Implementar y monitorear políticas de reciclaje, ahorro energético y sostenibilidad.

4. Gestión Documental y Archivo
El proceso de organizar, almacenar y proteger la información crítica de la empresa, tanto física como digital.
Subprocesos Claves:
1.1 Creación y Actualización de Políticas Documentales: Definir el ciclo de vida de los documentos (creación, revisión, archivo y destrucción).
1.2 Clasificación y Almacenamiento: Organizar los archivos (legales, contractuales, históricos) de manera accesible y segura.
1.3 Digitalización y Gestión Electrónica de Documentos (GED): Implementar sistemas para el manejo de documentos electrónicos y respaldos de información.
1.4 Control de Versiones y Acceso: Asegurar que solo la versión más reciente y aprobada de un documento esté en uso y controlar quién puede acceder a información sensible.

5. Control de Gastos Administrativos y Tesorería Operativa
Este proceso, a menudo en colaboración con Contabilidad y Tesorería, se enfoca en el manejo de fondos menores y el control presupuestario del gasto de soporte.
Subprocesos Claves:
1.1 Gestión de Caja Chica (Petty Cash): Administrar los fondos menores para gastos diarios y urgentes.
1.2 Control Presupuestario de Gastos Generales: Monitorear los gastos de servicios, suministros y mantenimiento contra el presupuesto asignado.
1.3 Administración de Seguros: Gestión de pólizas de seguro para activos, vehículos e instalaciones (no las de personal, que son de RR.HH.).
1.4 Reporte de Gasto Operativo: Generar informes periódicos sobre la eficiencia del gasto de compras y servicios generales para la Gerencia.