Contabilidad

Servicios y procesos frecuentes y/o ocasionales

La Contabilidad es el pilar financiero que documenta, mide y reporta la salud económica de la empresa.

1. Registro de Transacciones (Source Data Capture)
Este es el proceso inicial, donde se identifican, documentan y registran todas las actividades económicas de la empresa.
Subprocesos Claves:
1.1 Captura de Documentos Fuente: Recepción y validación de facturas de venta, facturas de compra, recibos de caja, notas de débito/crédito, y documentos de soporte.
1.2 Codificación y Clasificación: Asignar a cada transacción la cuenta contable y el centro de costos o proyecto correcto, de acuerdo con el Plan de Cuentas de la empresa.
1.3 Registro Diario (Asientos Contables): Ingreso formal de la transacción en el Libro Diario del sistema contable (ERP).

2. Contabilidad de Cuentas por Cobrar (Cuentas Activas)
El proceso de gestionar el dinero que la empresa tiene derecho a recibir por bienes o servicios vendidos a crédito.
Subprocesos Claves:
1.1 Emisión de Facturas y Créditos: Generación de las facturas de venta y notas de crédito/débito al cliente.
1.2 Monitoreo de Saldos y Vencimientos: Mantener el control de las fechas de pago y los montos adeudados por los clientes.
1.3 Gestión de Cobranzas: Ejecutar las acciones necesarias para asegurar el pago oportuno de las deudas (llamadas, recordatorios, notificaciones).
1.4 Conciliación de Pagos: Relacionar los depósitos bancarios recibidos con las facturas pendientes para aplicar los pagos correctamente.

3. Contabilidad de Cuentas por Pagar (Cuentas Pasivas)
El proceso de gestionar las obligaciones de la empresa con proveedores y acreedores y obligaciones laborales y tributarias
Subprocesos Claves:
1.1 Validación de Facturas de Proveedores: Cotejar la factura recibida con la orden de compra y el recibo del bien/servicio (proceso de Triple Match).
1.2 Programación de Pagos: Definir las fechas y los métodos de pago a proveedores para optimizar el flujo de caja.
1.3 Ejecución de Pagos: Realizar las transferencias bancarias o emitir cheques, asegurando la debida autorización (segregación de funciones).
1.4 Registro del Pago: Asentar contablemente el egreso y actualizar el saldo con el proveedor.

4. Cierre Contable y Ajustes (Month-End/Year-End Close)
El proceso periódico (mensual, trimestral, anual) que asegura la exactitud de los saldos y prepara los estados financieros.
Subprocesos Claves:
1.1 Conciliaciones Bancarias: Asegurar que los saldos en los libros coincidan con los saldos informados por el banco.
1.2 Ajustes de Devengados (Accruals): Reconocer ingresos o gastos en el período al que realmente corresponden, aunque el dinero aún no se haya movido (ej. salarios a pagar, intereses devengados).
1.3 Amortización y Depreciación: Registrar la pérdida de valor de los activos fijos o el consumo de gastos pagados por adelantado.
1.4 Cálculo de Impuestos Corrientes: Determinar la obligación tributaria del período antes del cierre.
1.5 Cierre de Cuentas de Resultados: Transferir los saldos de Ingresos y Gastos a la cuenta de Ganancias y Pérdidas.

5. Reporte Financiero (Financial Reporting)
El proceso de transformar los datos contables en información útil y comprensible para la toma de decisiones.
Subprocesos Claves:
1.1 Elaboración de Estados Financieros: Preparar el Balance General, el Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias) y el Estado de Flujos de Efectivo.
1.2 Análisis y Explicación de Variaciones: Comparar los resultados reales con el presupuesto o con períodos anteriores y explicar las desviaciones clave (es la parte ejecutiva de la Contabilidad).
1.3 Reportes Internos (Gerenciales): Generar informes específicos por centro de costo, producto o unidad de negocio.
1.4 Reportes Regulatorios: Cumplir con las obligaciones de reporte ante entidades gubernamentales o reguladoras.

6. Cumplimiento Fiscal y Control Interno (Tax and Compliance)
El proceso de garantizar que la empresa cumpla con todas las obligaciones tributarias y mantenga un entorno de control adecuado.
Subprocesos Claves:
1.1 Declaración y Pago de Impuestos: Presentar y liquidar impuestos periódicos (ej. IVA, Impuesto sobre la Renta, retenciones).
1.2 Actualización de Políticas Contables: Asegurar que los procedimientos cumplan con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF/IFRS) o los principios contables locales (GAAP).
1.3 Auditoría y Soporte: Coordinar y facilitar las auditorías internas y externas, proporcionando la documentación y explicaciones requeridas.
1.4 Gestión de Riesgos Financieros: Identificar y mitigar los riesgos asociados a errores contables, fraude o incumplimiento fiscal.