Planillas (Payroll)

Servicios y procesos frecuentes y/o ocasionales
La Nómina (Payroll) es un área crítica, ya que está directamente vinculada a la satisfacción del empleado, el flujo de caja de la empresa y el cumplimiento legal.

1. Recopilación y Validación de Datos (Input Gathering)
Este proceso es la fase de entrada, donde se obtienen y se verifican todos los datos variables y fijos necesarios para calcular la remuneración del período.
Subprocesos Claves:
1.1 Recolección de Tiempos y Asistencia: Obtener registros de entradas, salidas, horas extras, y ausencias (vacaciones, licencias) desde el sistema de control horario.
1.2 Registro de Novedades Variables: Incorporar datos de comisiones, bonos, incentivos por desempeño, viáticos, o cualquier pago no recurrente.
1.3 Actualización de Datos Fijos: Verificar cambios en los datos maestros del empleado, como salarios, cargos, departamentos, horas por semana o deducciones permanentes, ect.
1.4 Gestión de Altas y Bajas: Procesar la información de nuevos empleados y de empleados desvinculados (para el cálculo de liquidaciones).
1.5 Validación y Aprobación: Revisar la coherencia de todos los datos recopilados y obtener la aprobación de los responsables (ej. Gerentes de área)

2. Cálculo Bruto y Neto (Processing)
Esta es la fase central, donde se ejecutan los cálculos de remuneración basándose en las reglas internas y la legislación vigente.
Subprocesos Claves:
1.1 Cálculo de Salario Bruto: Determinar el monto total devengado (salario base + ausenccias y tardanzas + horas extras + bonos + comisiones + viaticos + Gastos Rep. + salarios en especie).
1.2 Cálculo de Deducciones Legales: Determinar y aplicar las retenciones obligatorias (Impuesto sobre la Renta, Seguridad Social, Descuentos Bancarios y Comerciales, etc.) según la normativa fiscal.
1.3 Cálculo de Deducciones Voluntarias: Aplicar retenciones por préstamos de la empresa, seguros privados, o cuotas sindicales.
1.4 Cálculo de Salario Neto: Determinar el monto final a pagar al empleado (Bruto – Deducciones = Neto a pagar).
1.5 Cálculo de Cargas Sociales Patronales: Determinar los costos que asume la empresa (aportaciones patronales, seguro social) adicionales al salario bruto del empleado.

3. Generación y Distribución de Documentación (Output Generation)
Una vez realizado el cálculo, se preparan los documentos oficiales y se notifica a las partes interesadas.
Subprocesos Claves:
1.1 Generación de Recibos de Nómina (Talones de Pago): Crear el desglose detallado de las percepciones y deducciones para cada empleado.
1.2 Generación de Archivos de Transferencia Bancaria: Preparar el archivo electrónico (interfaz bancaria) con los montos netos a depositar.
1.3 Distribución al Empleado: Entregar o enviar digitalmente el recibo de nómina (asegurando la confidencialidad).
1.4 Generación de Informes Contables: Generar los asientos contables de la planilla para el departamento de Contabilidad (ej. asientos contables por centro de costo y jobs, informes de provisiones).

4. Pago y Conciliación (Payment and Reconciliation)
Esta fase garantiza que el dinero se transfiera correctamente y que todos los registros coincidan.
Subprocesos Claves:
1.1 Ejecución del Pago: Enviar el archivo bancario y realizar la transferencia de fondos a las cuentas de los empleados en la fecha establecida.
1.2 Pago de Deducciones a Terceros: Realizar las transferencias a las entidades gubernamentales (impuestos, seguridad social) y otras entidades (préstamos, sindicatos).

1.3 Conciliación Bancaria: Cotejar los montos pagados en el banco con los montos calculados en el sistema de nómina.
1.4 Gestión de Incidencias Post-Pago: Identificar y resolver cualquier reclamo en el pago de la planilla, determinar su origen «Responsabilidad del empleado o del empleador» y aplicar controles QA

5. Cumplimiento contable, legal y tributario – Reporte y Archivo (Compliance and Reporting)
El proceso continuo para garantizar la legalidad, transparencia y disponibilidad de la información histórica ante la contabilidad, caja de seguro social, DGI, Mitradel, empleados y la administración
Subprocesos Claves:
1.1 Elaboración de Declaraciones Fiscales y Sociales: Preparar y presentar los informes periódicos (mensuales/anuales) requeridos por las autoridades fiscales y de seguridad social.
1.2 Auditoría Interna de Nómina: Revisar periódicamente el proceso para detectar y/o errores y riesgos, conciliaciones entre Finanzas + Contabilidad + RRHH + DGI + CSS + Mitradel
1.3 Reportes de Gestión (KPIs): Generar informes para la Gerencia (ej. Costo total de mano de obra, Variación de nómina, Costo por centro de costo).
1.4 Archivo Histórico: Almacenar de forma segura y accesible toda la documentación y registros de nómina por el período legalmente requerido (Controles de documentación fisica y digital)

6. Tipo de planillas y procesos relacionados
Manejamos todos los tipos de planillas recurretentes y ocaciones, así como su debida contabilidad, reportes tributarios y cargas obreros patronales
Planillas semanales, quincenales, bisemanales, mensuales vía ACH con envío de comprobantes vía email, según la necesidad y el caso
1.1 Planillas regulares
1.2 Planillas de vacaciones
1.3 Planillas de décimo tercer mes
1.4 Planillas de liquidaciones
1.5 Planillas complementarias
1.6 Planillas de Gastos de Representación
1.7 Planillas especiales de salarios en especie (Viaticos, Vale General, Xodexo, comisiones, bonificicaciones, otros).
1.8 Planilla del informe 03 de la DGI (Mensual con su debida revisión en los meses de octubre y noviembre de cada año) y la conciliación anual
1.9 Planilla del SIPE de la Caja de Seguro Social
1.10 Planilla del fondo de cesantía
1.11 Calculos anticipados para terminaciones laborales por mutuo acuerdo o despidos justificados
1.12 Pago de acreedores
1.13 Asientos contables regulares por centro de costos y jobs
1.14 Conciliaciones de las cuentas contables laborales
1.15 Planillas de costos de mano de obra y cargas obrero-patronales para proyectos especiales y/o construcción de obras